Las 15 funciones de oficina (y sus especificaciones)

En toda organización es necesario que se lleven a cabo una sucesión de ocupaciones a fin de que la compañía siga adelante, además de poder cumplir con las misiones que se propone y ofertar los bienes y prestaciones en los que se especializa.

Más allá de que podríamos charlar de cientos y cientos de funciones que se realizan en una compañía, la realidad es que son solamente una quincena las se dan si las agrupamos en funcionalidades mucho más genéricas.

A continuación vamos a descubrir cuáles son las primordiales funcionalidades de oficina y cuál es su relevancia para el conjunto de toda organización.

Las 15 funciones de oficina (especificaciones y áreas de trabajo)

En toda organización hay varios usados ejercitando diferentes funcionalidades. Cada uno está experto en su campo, el que puede requerir de algún género de capacitación más o menos alta y necesaria para llevar a cabo la función que realizan en la organización. Sus funciones son muy distintas, abordando aspectos como la administración, el inventario, la gestión de finanzas, la selección de empleados o la distribución del correo.

Las organizaciones se pueden describir como organismos en los que si alguna de sus partes no trabaja apropiadamente, el grupo fallará o va a ser menos servible. Por eso es fundamental que los trabajadores de la empresa dominen las capacidades que se espera de ellos en el momento de llevar a cabo las tareas que se les ha asignado, haciendo uso de una buena comunicación oral, capacidad de organización, redacción de documentos y entendimientos de ofimática. Todas estas capacidades se relacionan con las 15 funcionalidades de oficina primordiales que veremos a continuación.

1. Planificación

La planificación ocupa el primer lugar en nuestra lista puesto que es la tarea más esencial en una organización. Esta implica definir qué métodos y estructuras organizacionales se van a hacer en la compañía, estableciendo con claridad el plan de negocios esperado.

Aunque hay herramientas tecnológicas que ayudan a concretar los métodos planteados en el plan de negocios y repartir tareas entre los miembros del personal, es fundamental que ya desde un inicio se haya predeterminado una buena planificación. Si no se comienza con buen pie, es difícil poder lograr los objetivos de negocio que la organización desea lograr.

La gente que se encarguen de hacer la planificación deben tener una visión de negocios clara, aparte de entender en hondura cuál es la jerarquía en la compañía y las fortalezas y debilidades de los integrantes que se creen adecuados para los objetivos que se les pide.

2. Redacción de documentos

En toda oficina se escribe y bastante. Entre las tareas que más tiempo ocupa a los trabajadores de empresas es la redacción de reportes y documentos relacionados como la transcripción de conversaciones y reuniones importantes, aparte de dejar acta de las mismas. Asimismo se redactan y registran puntos como las fiscalizaciones y revisiones de inventario.

En la redacción de documentos también se incluye la elaboración de guías y protocolos para contribuir a los trabajadores, noveles y veteranos, a entender qué deben hacer en cada supuesto o tarea que se les solicite. En ellos se pueden también concretar aspectos como antecedentes, adelantos, resultados, ventajas y desventajas de aplicar un método u otro en una situación específica de manera significativa esencial para la empresa.

3. Asistir a reuniones

¿Qué es una compañía sin las famosas asambleas empresariales? En toda organización se hacen encuentros entre los integrantes de un equipo de trabajo, en los cuales se intercambian ideas, distribuyen presentaciones, presentan reportes y reportes sobre proyectos en curso.

Estas asambleas se festejan con la meta de poner los puntos de vista en común y alinear sus miras para la consecución de una meta o finalización de un proyecto ciertos. En ellas se intenta marcar la dirección que los trabajadores deben proseguir para trabajar en un mismo objetivo, de forma ordenada y sin que se repitan tareas inútilmente entre ellos. Por este motivo, en las asambleas se asignan roles, tareas y plazos de entrega de cada una de ellas.

Lo que se comenta en las reuniones queda registrado en actas o minutas para su archivo. Su frecuencia, duración y puntos a comentar son delimitados por la propia organización y los ayudantes de las asambleas. Por ejemplo, hay compañías en las que se realizan asambleas diariamente, al tiempo que en otras son semanales, bisemanales, mensuales… La frecuencia de las reuniones va a depender de las pretensiones de cada compañía y de qué se comente en ellas.

4. Programación de asambleas

La reunión, presencial u en línea, es solo la punta del iceberg. Detrás de cada una de ellas hay mucha preparación, invirtiendo tiempo y elementos para aclarar de qué se hablará o lo que se hará en ellas.

Puede que parezca sencillo, pero deja de serlo si pensamos en que quien se hace cargo de programar tales asambleas debe estar pendiente del emprendimiento del que se hablará, quienes son la gente que interesa que asistan y qué horarios les va bien.

Desarrollar asambleas no supone únicamente decidir sitio, hora y ayudantes, sino asimismo cerciorarse de que los ayudantes van a poder asistir y que la hora escogida no coincide con tareas u otras asambleas todavía mucho más esenciales. Además de esto, supone elegir si el tema del que se quiere charlar es lo suficientemente esencial para ser tratado en una asamblea, sea presencial u online, puesto que nadie quiere realizar asambleas para cosas que se podrían comentar por chat o e-mail.

Reuniones de empresas

5. Revisión del correo organizacional

Otra función de oficina es la revisión del correo electrónico de la organización. De primeras suena algo fácil, pareciendo que implica solamente en abrir correos que nos llega desde diferentes niveles de la empresa donde estamos trabajando. No obstante, la verdad es que se trata de una de las actividades que más tiempo nos tienen la posibilidad de tomar, habiendo estudios que señalan que de media nos pasamos un promedio de 20,5 horas por semana realizando esta tarea.

Los correos que nos mandan nuestra empresa deben ser leídos en hondura, apuntando los puntos importantes que nos comenten nuestro jefe o compañeros y estar pendiente de que no se nos traspapele ningún mensaje esencial. También debemos responderlos, ya que no queda demasiado profesional ni cordial no ofrecer una respuesta de gratitud o un mínimo comentario de que hemos recibido tal mensaje tanto a un superior como a un subordinado.

6. Distribución del correo de la compañía

La distribución del correo en la compañía es una labor en la que no se necesita una extensa formación, si bien sí supone mucha compromiso. Hay que tener un enorme sentido de urgencia, buena organización y conocer todos y cada uno de los departamentos, oficinas y puestos de importancia dentro de la empresa para entregar la información a quienes le conviene y cuanto antes.

Entre los documentos y otros artículos que pueden estar aguardando los empleados de la organización tienen dentro facturas de los proveedores, cartas de contestación de un órgano del gobierno, tarjetas de crédito, diseños, folios, dispositivos electrónicos como tarjetas gráficas y materias primas.

7. Logística

La logística tiene que ver con el transporte de todas y cada una de las mercancías relacionadas con la empresa, tanto su llegada a la empresa como salida a otras y almacenaje.

En esta función también se encuentra la de interaccionar con los proveedores para que nos dispensen materias primas fundamentales en la fabricación de productos y servicios ofertados por la organización. Quien se hace cargo de la logística tiene como propósito asegurarse de que la compañía tiene todo lo necesario para mantener la producción.

8. Atención de llamadas

El teléfono sigue siendo entre los medios de comunicación más utilizados y el mundo empresarial no es ajeno a esto. La atención de llamadas es una función indispensable en toda organización, siendo la forma en la que se comunica con clientes, distribuidores o entre los propios compañeros de trabajo.

Esta función no es tan simple como parece. Para ejercerla apropiadamente, se requiere de determinado grado de protocolo puesto que, sobre todo de cara a los potenciales clientes del servicio, esta es la primera forma de contacto de varios de ellos, tanto los que llaman a la compañía como los que son llamados para informarles de sus promociones (teleoperador). Tienen que respetarse las reglas de cortesía, mantener un tono institucional y controlar el volumen de voz y vocabulario.

Quien se encargue del teléfono debe estar pendiente de lo que le afirma la persona con la que habla, sea un distribuidor o un cliente. Mientras se realiza esta función, el teleoperador debe anotar cuánta mucho más información mejor relacionada con su interlocutor, a fin de expandir la banco de información de contacto de la empresa con un potencial cliente o un proveedor atrayente.

9. Atención al cliente

La atención al cliente consiste en atender físicamente a los clientes respecto a las cuestiones y inquietudes que tengan acerca un servicio o producto que oferta la organización.

Hablamos de entre las funcionalidades mucho más sensibles en las empresas, ya que dependiendo del trato que se le dé a los clientes del servicio y de qué forma de eficiente se sea resolviendo sus dudas o protestas sobre modelos o servicios estos quedarán satisfechos o no.

10. Organización de ficheros

La organización de archivos es un punto elemental en las empresas, tanto si se hace en formato papel como digital.

De una u otra forma, toda actividad en la compañía genera algún género de archivo que debe conservarse como facturas, actas, notas, minutas, reportes de ventas, informes impresos… Esta información debe clasificarse, archivarse y protegerse, en función de su nivel de importancia y si es probable su consulta de cara al futuro.

11. Impresión y copia de documentos

La impresión de documentos es justo eso, imprimir los archivos que sean precisos tenerlos en formato físico y hacérselos llegar a los trabajadores adecuados.

Esta función se acopla con la de organizar archivos, ya que también puede ser necesario imprimir documentos almacenados antes en formato digital para tener una copia física de repuesto y guardarla en el lugar adecuado.

12. Selección de personal

Ninguna empresa mantiene de manera permanente a sus trabajadores, así sea pues ellos mismos deciden irse, son despedidos o, simplemente, mueren. La gente viene y va, y es necesario contratar a nuevos usados para que esta logre trabajar al máximo rendimiento viable. La selección de personal radica en elegir a los futuros trabajadores de entre los probables aspirantes.

Las tareas similares con la selección de personal debemos entrevistar a los candidatos, ver sus currículos, investigar su huella digital y confirmar que sus referencias son verdaderas.

13. Inventario

La función de inventario implica averiguar de qué elementos dispone la empresa y si precisa algún objeto o elemento específicamente para poder hacer apropiadamente sus funciones. Quien hace inventario se hace cargo de averiguar si falta material de oficina, equipos, muebles, materiales de limpieza o algún otro elemento.

Asimismo es parte del inventario informar acerca de capital y egresos de recursos, como tienen la posibilidad de ser fallos o daños que hayan tenido algunos de ellos o si se tiene la sospecha de que hay trabajadores que están llevándose material de oficina a casa. Todo esto va a quedar registrado en un informe en donde se aspecto la situación de los elementos y posibles pretensiones ocurridas ante su escasez en el caso de haberla.

14. Administración de finanzas

La administración de finanzas radica en asegurarse de que el dinero que maneja la organización cumple con su ciclo vital esperado, comprando y vendiendo los productos y servicios que la compañía precisa y oferta y también invertiéndolo sabiamente. Esto implica asimismo guardar todas y cada una de las facturas, enviarlas a las personas que resulta conveniente, registrarlas y realizar los pagos administrativos precisos.

15. Administración

Con administración nos referimos a las cuestiones más relacionadas con el papeleo, como por poner un ejemplo las cuestiones legales y la burocracia. Es requisito que la empresa sepa realmente bien qué puntos legales debe cumplir, además de tener en cuenta los modelos y documentos a completar y enseñar frente a la administración del estado para confirmar que sus actividades son lícitas.

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